Begin je dag niet met je mail, maar met een belangrijke taak.
Dat is de tip waar ik zelf het meest aan heb gehad tijdens de PEP efficiency training. Als je al een tijdje aan het werk bent, creëer je je eigen werkmethode zonder dat je daar erg in hebt. Ook ik had bepaalde werkgewoontes ontwikkeld die in sommige gevallen zeker efficiënt waren, maar in andere gevallen ook helemaal niet (meer). Daarom is het altijd goed zo nu en dan even stil te staan bij jezelf. Om je werkwijze weer eens onder de loep te nemen. En om na te gaan: Gaat het nog goed zoals ik het nu doe? Welke zaken zijn voor verbetering vatbaar? Of kan ik mijn werkwijze efficiënter maken?
Heb jij ook wel eens het gevoel achter de feiten aan te lopen? Merk je dat je niet goed georganiseerd aan het werk bent en dingen vergeet? Of word je geleefd door de waan van de dag? Neem dan even de tijd om de handige tips hieronder te lezen. Wedden dat je je hier heel veel tijd mee gaat besparen!
1. Begin je dag met een belangrijke taak
Oftewel, begin je dag niet met je mail (tenzij dat je core business is). Heb jij ook wel eens gemerkt dat je, zodra je je mail opent, gelijk daarin verzandt? Het is heel verleidelijk om snel even te antwoorden op een vraag, zeker als je je collega daar mee verder helpt. Wanneer je namelijk als eerste met je mail begint, ga je bijna altijd over tot het afhandelen van nog meer belangrijke mailtjes en begin je je dag op re-actieve wijze, in plaats van pro-actief je eigen planning te volgen. Aan het eind van de dag ben je dan vooral bezig geweest met de vragen van anderen, terwijl je eigen werk blijft liggen. Daarom: Begin je dag eerst met een uur te werken aan jouw prioriteit, jouw nummer één taak.
Bijkomend nadeel van je dag beginnen met de mail, is dat de mail die je gelezen hebt blijft ‘na-ijlen’. In je hoofd ben je dan toch al bezig die mail te beantwoorden, terwijl je eigenlijk 100% focus moet hebben op je belangrijke taak. Daarbij komt: Een uur ongestoord werken geeft 50% meer output! Een taak afmaken geeft energie en een tevreden gevoel over jezelf. Vooral als het je lukt een vervelende klus af te ronden. Als je die al af hebt aan het begin van je dag, dan kan je dag toch niet meer stuk?! En daardoor sta je ook nog eens veel meer open voor vragen van je collega’s. Omdat je meer rust en meer ruimte in je hoofd hebt.
2. Voorkom afleiding
Toen je nog voltijd werkte op kantoor, in een kantoortuin, was dit vaak al ingewikkeld genoeg. Misschien heb je wel eens geëxperimenteerd met oordopjes met rustige achtergrondmuziek om je je af te sluiten voor het geluid om je heen. Het is mentaal gezien namelijk heel vermoeiend om prikkels van buitenaf buiten te sluiten. Ook al doe je niet daadwerkelijk mee aan de gesprekken om je heen, het kost energie om ze weg te filteren.
Maar nu we massaal thuis aan het werk zijn, is er een heel ander soort afleiding. Je gezin, je partner, de hond die blaft, was die gedraaid moet worden, toch nog even online shoppen.. allemaal afleiding. Hiervoor geldt, discipline! Gebruik je agenda en plan blokken in waarin je bepaalde taken doet. Het is de kunst om je daaraan te houden. Heb je moeite je te concentreren? Maak die blokken dan niet te lang. Zet iedere 25 minuten bijvoorbeeld een wekker (de Pomodoro-techniek). Dan even vijf minuten pauze, dan weer 25 minuten, en dan weer pauze. Ondervind maar eens hoeveel werk je dan gedaan krijgt. In een uur tijd. Wist je dat je anderhalf keer meer doet in een uur ongestoord werken? Puur omdat je focus blijft houden.
3. Maak dingen af
Herken je dit? Je staat na een lange werkdag lekker onder de douche. Opeens schiet je te binnen dat je Joop nog had moeten afbellen om te gaan hardlopen. Helemaal vergeten! Er ligt ook zo veel op je bord, hier heb je helemaal niet meer aan gedacht. Nu hoor je de bel en staat hij voor de deur.. tja..
Kleine klussen die onafgemaakt blijven liggen geven geen goed gevoel. Die blijven zeuren in je hoofd en schieten je op de meest onhandige momenten te binnen. Vooral als je net lekker aan het relaxen bent en vaak als het te laat is.
Krijg je taken niet af omdat je steeds wordt onderbroken tijdens je werk? Ook het je opnieuw weer moeten verdiepen in iets waar je mee bezig was, kost onnodig veel tijd en energie. Maak het daarom in een keer af! Dus, mouwen opstropen en afmaken waar je mee bezig was. En vaker ‘nee’ zeggen (maar dat is een onderwerp voor een andere keer). Ja, dat vergt de nodige discipline, maar het levert je wel veel meer rust en tijd op.
4. Niet alles tegelijk
Voor het geval je denkt, ik ga direct álles toepassen, probeer eerst eens één van de bovenstaande tips eigen te maken. Het duurt namelijk ongeveer 4 weken om een nieuwe gewoonte aan te leren. Hou in je achterhoofd dat je met deze tips minstens een half uur per dag gaat besparen. Dat is op jaarbasis al 3 weken! Ik hoor graag welke het gaat worden.
Siok-Lian Sih
PEP® worldwide Nederland