“Ik heb gedaan wat je hebt gezegd, maar voor mij werkt dat niet.”
“Mmm? Ik zag een heleboel taken in zijn takenlijst staan en ze waren allemaal rood (over de datum).”
De eerste generatie van Time Management werkte met Lijsten.
Verzamel alle reminders op stukjes papier, in emails of waar dan ook en zet ze op één lijst. Dan voeg je alle te doen dingen aan de lijst toe die je nu in je hoofd bewaart.
Ik heb ooit een deelnemer gehad die 12 verschillende Te Doen lijsten had. Het voordeel van alles op één lijst is duidelijk ten opzichte van meerdere. Al je Te Doen dingen staan op één plek! Maar het is niet genoeg.
De tweede generatie van Time Management adviseert om voor iedere taak een datum te kiezen en het dan op een bepaalde tijd in te plannen.
Maar ook dit is niet genoeg. We krijgen nog steeds niet alles gedaan in de ingeplande tijd. Vaak gebeurt het dat wat we ingepland hebben moet wijken voor andermans zaken die ons worden opgedragen door anderen.
De derde generatie Time Management vraagt ons om te prioriteren.
Laten we de hieronder afgebeelde Eisenhower Matrix bekijken:
Voordat we beginnen moeten een paar dingen duidelijk zijn:
URGENT?
Dit heeft met Tijd te maken. Hoe minder tijd je hebt om iets te doen hoe meer Urgent het is.
BELANGRIJK?
Vanuit zakelijk oogpunt gezien zijn dit de acties die het Resultaat opleveren van wat van ons verwacht wordt.
Wat privé voor ons Belangrijk is, zijn de dingen die bijdragen aan onze Waarden.
Ze worden er krachtiger door en helpen ons het doel te bereiken. Er is een geheim hoe altijd je Goals te behalen en het is: Kies één Doel per keer. Dan beantwoord je de volgende vragen:
- Wanneer?
- Waar?
- en Hoe?
De antwoorden op deze vragen geven je een raamwerk om een Plan te maken.
Ik gebruik dit in mijn PEP® coaching om de deelnemer de ervaring te geven om een Doel te benoemen, een Plan te maken, stap voor stap monitoren en uiteindelijk het doel te bereiken. Dit geeft hen een tool dat ze de rest van hun leven kunnen blijven gebruiken.
Prioriteiten zijn die Taken en Activiteiten die Waarde toevoegen en bijdragen aan wat Belangrijk is. Deze behoren is de Quadranten 1 & 2 en verdienen een gereserveerd tijdsblok in je Agenda.
Lage Waarde Taken en Activiteiten behoren in de Quadranten 3 & 4 en kunnen gedaan worden wanneer je dat wilt en wanneer je genoeg tijd over hebt, zolang het niet in conflict komt met je Belangrijke Taken. Een andere optie is, als je werk te veel hebt, is het te Deleten.
Laten we nog eens naar de deelnemers Takenlijst kijken. Ik zie geen rode (over de datum) Taken meer!
“Werkt de Takenlijst nu wel voor je?”
“Ja.”
“Wat is er veranderd?”
“Ja, ik:
-
Wijs Prioriteiten aan op basis van de Eisenhower matrix. Top Prioriteiten Taken zijn degene die Resultaten opleveren. Dat zijn mijn Kerntaken.
-
Ik Plan tijdsblokken in mijn Agenda in voor deze Kerntaken.
-
Het geheim is “de afspraken met jezelf” te respecteren en ruimte in de Agenda open te laten voor onvoorziene activiteiten.”
If you’d like to read this Blog in English please press here