In 2009 hadden wij onze Europese PEP® trainers conferentie in Kiev, welke werd gehost door Oleg, onze man in Ukraïne.
Zoals gebruikelijk tijdens onze conferenties had ook Oleg een client uitgenodigd om over zijn ervaringen vwb PEP® in zijn bedrijf te spreken.
De gastspreker was de CEO van de BNP Paribas bank in Ukraïne. Oleg had het grootste gedeelte van de bankmedewerkers ge-PEP®’t en de CEO was heel tevreden met de resultaten.
Maar dit was 2009, de recessie raakte Ukraïne behoorlijk hard.
Ik stelde een vraag aan de CEO:
“Nu u zelf heeft kunnen ervaren hoe het PEP® programma in uw hele bedrijf is geïmplementeerd, hoe zou u ons aanraden het PEP® programma te verkopen, tijdens een periode van recessie bij andere bedrijven? Door de recessie zijn budgetten voor externe trainers en consultants stop gezet en bedrijven zoeken naar manieren om geld te besparen. Hoe kunnen we dat aanpakken?”
“Als allereerste zou je een waste audit moeten creëren.”
Natuurlijk had hij gelijk. Verspilling elimineren en productiviteit verhogen, zowel individueel als bij een groep, dat is iets wat wij al sinds 1984 doen. Wat we niet hadden was een goed meetinstrument.
Kort hierna trainde ik een groep van een grote Nederlandse oliemaatschappij. Zij hadden even daarvoor te horen gekregen dat 3000 medewerkers zouden worden ontslagen. Zoals te verwachten viel, zei één van de deelnemers: “Omdat zoveel van onze collega’s ontslagen worden, is het nu onze taak het werk toch allemaal gedaan te krijgen, maar dan met minder mensen.”
Ik begreep zijn ongerustheid. Hoewel grote aantallen mensen werden ontslagen, het werk moest toch gedaan worden. Hun angst was dat ze overladen zouden worden met werk.
Hoe dan ook, dingen kunnen toch efficiënter. Eén van onze kinderen werkte gedurende zijn studie parttime voor een verzekeringsmaatschappij. Er werd hem verteld niet te hard te werken, omdat dat anders zijn collega’s slecht zou doen overkomen. Een ander voorbeeld is Cathy. Zij werkte als interim bij een IT bedrijf en nam werk over dat eerder door 2 mensen werd gedaan. Zij kreeg in haar eentje het werk makkelijk af.
Wouter, een HR-Manager bij een Duitse multinational, legde het volgende aan mij uit:
“Zie een bedrijf als een kar. 20% van de medewerkers trekken de kar voort, 75% zit in de kar en 5% hangt aan de achterkant met de hakken in het zand. Zij proberen de voortgang van de kar te vertragen of helemaal te stoppen.”
Ik realiseerde mij dat wij die laatste 5% met de hakken in het zand, nooit in de PEP® training krijgen. Normaalgesproken krijgen wij de 20% die de kar trekken. Deze medewerkers werken vaak lange uren om het werk gedaan te krijgen. Zij vragen vaak om hulp en hen helpen is onze specialiteit. Je kunt inderdaad én de productiviteit verhogen én op hetzelfde moment de waargenomen werkdruk en stress verlagen.
De afgelopen jaren hebben wij dit gemeten met de voor- en nameting, die wij het Persoonlijk Werk Profiel (PWP) noemen. Het is een vragenlijst gebaseerd op de waarneming van de deelnemers.
Waarneming?
Door de resultaten in onze Database te analyseren komt er een patroon tevoorschijn. Een duidelijk overzicht van wat en wanneer iets gedaan moet worden, zodat je weer een gevoel van controle krijgt. Geen onverwachte problemen in een overvolle Inbox, geen ballen laten vallen, geen gemiste deadlines want, “sorry….. ik ben het vergeten.”
Waarneming is hoe iemand zich voelt. Als medewerkers een goed gevoel hebben over hun werk, dan heb je gemotiveerde en productieve medewerkers. 80% van de deelnemers die de PEP® training voltooien, zeggen dat het grootste voordeel “rust in het hoofd” is en dat komt door het gevoel van controle.
Wanneer alle teamleden de PWP invullen, krijg je een compleet beeld van hoe dat team functioneert. Dit stelt ons in staat de belangrijkste zaken die spelen in een team, te identificeren; wat de grootste knelpunten zijn, waar tijd wordt verspild en waar de meeste energie aan wordt besteed. Allemaal zaken die aangepakt moeten worden.
Dit is dan je waste audit.
Als je geïnteresseerd bent in hoe efficiënt jouw team is, dan kun je contact met ons opnemen. De individuele resultaten zijn vertrouwelijk en alleen de totale score van de groep wordt gedeeld.
Klik hier om een gratis consult te boeken.
Eric Magnusson
Managing Partner PEP® worldwide Europe, North Africa and the Middle East.