Efficiënt Thuiswerken Les 3: De communicatie met je team optimaliseren

Klik hier voor Les 2!

Waarom? 

Het is belangrijk om de sociale band met je team goed te onderhouden, vooral als je op afstand werkt. Goed coördineren en communiceren wordt de uitdaging. 

Hoe doe ik dat? 

Als vanuit je team of je manager nog geen initiatieven zijn gekomen om de manier van communiceren en samenwerken te structureren, neem dan zelf het initiatief. Vergader op afstand en maak samen afspraken over hoe en op welke wijze je met elkaar gaat communiceren om de samenwerking soepel te laten verlopen.     

Wat kan ik doen? Tips voor je digitale werkplek 

Als je digitaal al goed bent afgestemd met je team wordt het al een stuk gemakkelijker: het delen van documenten, het delen van informatie, het delen van taken… Is dit nog niet het geval, dan is het van belang om snel een gezamenlijke plek voor het opslaan van jullie bestanden en documenten te bepalen. Op de server of in de Cloud met de juiste toegangsrechten. Het intranet moet zo efficiënt mogelijk worden omdat je dan minder hoeft te vragen aan collega’s. Zoek naar optimalisatie.  

• Als je team met Office 365 werkt, dan is het de hoogste tijd om het potentieel van de reeds geïntegreerde en zeer uitgebreide tools zoals Microsoft OneNote (je digitale notitieblok), Teams (hét platform om in samen te werken) en Wiki, te ontdekken en te benutten. Kijk eens verder dan de basis kantoorautomatisering (Word, Outlook, Excel…) 
• Als je in de G–suite werkt, het Google universum met Google Drive (een dienst voor het opslaan en delen van bestanden in de cloud), en al zijn verschillende tools voor samenwerking, ontdek en benut dan ook de gevarieerde mogelijkheden die tot je beschikking staan. 
• Als je met Notes werkt heb je een groot voordeel, want zelfs nu het internet op dit moment misschien minder goed werkt, kun je efficiënt werken in de lokale modus. Onderzoek ook eens de mogelijkheden in de Notes-omgeving die je team nog niet kent of benut. Dat kan heel goed van pas komen tijdens een aantal maanden thuiswerken. 
• Thuiswerken biedt ook de mogelijkheid om nieuwe samenwerkingstools te ontdekken of je kennis erover uit te breiden, zoals Trello (Trello is een online project management tool, geïnspireerd door de Kanban-methode), Wimi (Wimi is een online project management en samenwerkingstool), of andere taak management of project management tools. 

De uitdaging van het werken op afstand zorgt ook voor een verrijking van je digitale werkplek. Zo wordt het een echte ruimte voor effectieve samenwerking. 

Hoe pak ik dat aan? Advies over communicatie op afstand via verschillende kanalen.  

Bepaal via welk kanaal en hoe vaak er gecommuniceerd moet worden. Als deze hulpmiddelen goed worden gebruikt, bevorderen ze het werk en maken ze een uitstekende samenwerking mogelijk. 

E-mails 

Voor wat niet urgent is met een toezegging om binnen een halve dag te verwerken. (Let wel: voor functies waarbij dat kan). Zo kun je je blijven concentreren zonder dat je je te veel zorgen hoeft te maken over je e-mail. Je berichten 3 keer per dag behandelen kan een goede richtlijn zijn (een andere frequentie kan ook, als je maar kijkt op een zelf bepaald moment). Mail is wanneer het niet dringend is. Het loopt niet synchroon met de ander. Vermijd ten koste van alles onnodige cc’s te sturen (de push) en zorg liever voor een goed ingerichte samenwerkingsruimte waar documenten goed geclassificeerd zijn en op het juiste moment beschikbaar zijn (de pull). Zie het boek “Gewoon doen! “hoofdstuk 5 – pagina’s 111-130: Hoe word je een meester in e-mail. 

Onmiddellijke communicatiemiddelen  

SMS, Slack of Mattermost, Sametime, Teams / Skype / WhatsApp / Messenger / Viber chat… Doe dit alleen voor vragen of informatie die een snelle reactie vereisen. Het is meestal vrij dringend, maar niet erg belangrijk. Het kan ook een eenvoudige informele sociale uitwisseling zijn (de vriendelijke kleine “Goedemorgen” in de ochtend), of korte, humoristische communicatie. Vergeet niet om twee threads te organiseren: een thread voor directe professionele communicatie, en een thread voor de vriendelijke link. 

De telefoon 

Als je behoefte hebt aan sociale of verhelderende communicatie. Als het dringend en belangrijk is, bel dan:

Videoconferencing voor twee om documenten te delen (screensharing), diepgaand in te gaan op een onderwerp, te coördineren, face to face te praten…  

De videoconferentiebijeenkomst wanneer het complex is. Om een goede groepssamenhang en coördinatie te behouden, om te werken aan bepaalde onderwerpen die de gezamenlijke deelname van een subteam of het hele team vereisen. 

Een WhatsApp of Messenger groep voor onmiddellijke communicatie waarbij het hele team betrokken is. 

Een online discussieforum om bepaalde ideeën of projecten te ontwikkelen (het is niet nodig om anderen te overspoelen met e-mails of zelf overspoeld te worden). Het is asynchroon en niet dringend.  

Gedeeld enthousiasme

Al na 48 uur gedwongen thuiswerken deelden bedrijfsleiders en medewerkers hun plezier in het ontdekken van deze nieuwe manier van samenwerken met taakbeheer en coördinatie. Ze hadden de tools wel, maar gebruikten ze niet. Plotseling zeiden ze: “Teams”, het is geweldig, een uitstekend werkinstrument, we hebben alles bij de hand, kunnen alles met collega’s delen en het werk organiseren. Sommigen ontdekten de wonderen van een WhatsApp groep om zich verbonden te voelen en om serieuze of lichte onderwerpen uit te wisselen. Een creatieve omgeving is snel gemaakt. Terwijl alles ineens in elkaar leek te storten, werken ze samen en vinden ze het leuk om nieuwe mogelijkheden te ontdekken. Er verschijnt een nieuwe vorm van collectieve intelligentie, en dat is hoop. 

Tip. Communiceer waar mogelijk met videoconference wanneer je een complex onderwerp wilt bespreken. Of gewoon om een sociale band te creëren. 

Tip over concentratie. Schakel meldingen uit op al je apparaten zodat je je kunt focussen.  

Cybersecurity tip. Gebruik bij thuiswerken alleen de door je IT-afdeling aanbevolen tools. Die zorgen voor goede versleuteling en beveiligingsmaatregelen tegen cyberaanvallen. Wanneer je op afstand werkt, wees dan nog voorzichtiger dan op kantoor: volg de instructies, respecteer de authenticatiemaatregelen, vraag naar de toegangsrechten die je nodig hebt, wees voorzichtig met bijlagen, controleer afzenders en ontvangers, vernietig systematisch alle nepe-mails die je over het Coronavirus vertellen en klik vooral niet op bijlagen… 

Met de juiste communicatie- en samenwerkingstools is de digitale transformatie echt in werking gezet. Teamwerk op afstand wordt veel gemakkelijker. Kies uit alle beschikbare samenwerkingsmogelijkheden de juiste voor jouw team. Of leer hoe je beter gebruik kunt maken van de samenwerkingstools die je al hebt. 

Klik hier voor les 4!

Bruno Savoyat, auteur van “Gewoon doen!”

PEP® Worldwide Manager Frankrijk & Zwitzerland