Jouw hOffice

We zijn allemaal bekend met het gegeven dat een schone werkomgeving bijdraagt aan je algehele werk efficiency. Maar we zijn ook bekend met de uitdrukking “uit het oog uit het hart”, m.a.w. als je het niet ziet denk je er ook niet meer aan.

Dit was te doen in de pre-covid tijd, toen we die stapel wasgoed op de bank konden laten liggen, de moddervegen op de grond, de borden in de vaatwasser. Op weg naar kantoor kwam die gedachte niet eens meer in ons hoofd op totdat we weer thuis kwamen. Onderzoek heeft uitgewezen dat een schone en opgeruimde werkomgeving onze efficiency verhoogt. Feit is dat een rommelige ongeorganiseerde werkomgeving uitstelgedrag en multitasking in de hand werkt.

Vandaag de dag heeft onze werkplek zich verplaatst naar ons huis: ons hOffice*. Sommigen van ons hebben het geluk genoeg ruimte voor een bureau te hebben waarvan gewerkt kan worden en we onze vergaderingen kunnen hebben. Het is nog beter als je een deur hebt om dicht te doen, zodat je niet wordt gestoord door het geluid van spelende kinderen, je blaffende hond, of je partner die ook aan het werk is.

Een van onze klanten bekende dat haar werkplek in de slaapkamer was en iedere ochtend moest ze het bureau opruimen en alles op het bed leggen. Aan het einde van de werkdag sloot ze haar laptop af en dumpte alles weer terug op het bureau.

Iemand anders liet trots haar keukentafel/werkplek zien, haar laptop stond wat hoger opgesteld met behulp van een stapel boeken en een bakplaat. Een deelnemer, had het geluk een thuiswerkplek te hebben, echter kwam zijn vrouw regelmatig binnen om dozen op te bergen, omdat deze thuiswerkplek gelijk dienst deed als opslagruimte voor het gezin. Hij zat letterlijk naast een muur van dozen gedurende zijn werkdag. Een andere deelnemer beschreef dat hij vanuit zijn thuiswerkplek het ongemaaide gras in zijn tuin kon zien en dat ergerde hem de hele dag.

Het zou duidelijk moeten zijn, maar dat is het niet.

Zijn wij in staat onderscheid te maken tussen twee verschillende taken die gedaan moeten worden? Kunnen we onze hersens echt vertellen afstand te nemen van één de taken van de to-do list en op de andere te focussen?

Eigenlijk niet, ons huis is onze werkplek en onze werkplek is ons huis. Die stapel wasgoed die naast je ligt verdwijnt niet terwijl je je nu op je werk moet focussen, het zal je afleiden.

Onderzoek toont aan dat te veel afleiding je adrenalinepeil verhoogt, je zult je onmogelijk langer kunnen focussen op een taak en dat puur omdat de visuele afleiding je meetrekt in uitstelgedrag

Dus, hoe pakken we onze nieuwe hOffice omgeving aan? Hoe pakken we beide to-do-lijsten aan en vermijden zo afleiding en multi-tasking?

Maak kennis met: Time-Batching

Dit is een time-management techniek die gelijkwaardige taken samenvoegt, waarna je een tijdsblok inplant om het te doen. Op een normale kantoordag bijvoorbeeld, zou je emails beantwoorden, sales calls doen, of geconcentreerd een presentatie samenstellen, zelfs een meeting met iemand om e.e.a. in één keer te bespreken i.p.v. steeds gestoord te worden.

Time-batching, ook wel time boxing of zelfs time blocking genoemd, is geen nieuw

concept. Het ligt wat ingewikkelder dan gewoon een uur te blokken om op je werk te focussen. Het is eigenlijk het inplannen van je agenda en hiermee is je agenda leidend voor je dagindeling en het beheer van je takenlijst.

Beide to-do lijsten zijn belangrijk. Om zo efficiënt mogelijk te werken, is het belangrijk om ook je huishoudelijke taken in je werkdag te plannen. Bijvoorbeeld 1 uur voor je meeting je directe werkomgeving op te ruimen, of aan het einde van de dag nog een time-block om de vloer te stofzuigen.

Het klinkt misschien onnodig, maar waar het om gaat is dit: Door het een plek in de dag te geven hoef je er niet meer over na te denken en zal het niet langer in je gedachten naar boven komen. Dus hoe gebruiken we Time-batching?

Benoem je Taak:

Voordat je begint met time-batching, dien je vast te stellen welke taken gedaan moeten worden gedurende de dag/week/maand. Zowel je werk als je persoonlijke werkplek krijgen hier een plek. De simpelste manier is om een to-do lijst te gebruiken.

Batch je Taken:

Nu je een overzicht hebt van wat er gedaan moet worden, groepeer je de taken. Je kunt ze groeperen gerelateerd aan de plaats in huis, bijvoorbeeld taken in de keuken krijgen een tijdslot, kleren opvouwen en in de slaapkamer opbergen, dagelijkse beweging kan samen met de hond wandelen gedaan worden.

Werk gerelateerde taken worden in 1 uur time-batch gepland, checken en afhandelen van je inbox, maar zodra het uur om is, concentreer je op een andere taak.

Evalueer je Proces:

Nadat je gedurende 1 dag time-batching hebt toegepast, bepaal dan hoe het is gegaan. Heb je alles kunnen doen wat gedaan moest worden? Liet je de ene taak makkelijk voor wat het was en kon je makkelijk focussen op de andere taak toen de tijd om was? Voelt je hOffice meer georganiseerd? Lukt het je aan het eind van je werkdag om je taken opzij te zetten en je te concentreren op het maken van het avondeten?

Dit proces heeft veel bepalende factoren die voor jou persoonlijk zijn. Welke verantwoordelijkheden je hebt, hoe je woont, met wie je woont, hoeveel meetings je per dag hebt. Gebruik time-batching als een tool dat flexibel is.

Samenvattend, hier zijn 4 voordelen van time-batching:

• Verbetert je focus: Focussen op één taak tegelijk, met de gemoedsrust dat alle andere taken hun eigen aandachtstijd hebben, stelt je in staat om dingen af te maken.
• Bespaart je tijd: Batching van gelijksoortige taken, houdt je in dezelfde mindset en voorkomt op die manier verlies van tijd, als je van de ene taak naar de andere switcht en opnieuw moet focussen.
• Voorkomt Multi-Tasking: Dit stelt je in staat om gefocust te blijven en rust in je hoofd te houden en dingen in minder tijd af te maken.
• Vermindert Stress: Grote taken kunnen ontmoedigend zijn en we zijn van nature geneigd ze uit de weg te gaan, waardoor ze stress opleveren. Door time-batching op de gevreesde taak toe te passen, krijgt het de aandacht op een praktische manier en wordt het gedaan

Met het toepassen van Time-batching krijgen de taken hun eigen tijd en plek en worden ze gedaan.

Veruschka Magnusson, PEP® Consultant

*Urban Dictionary – “home office”