Efficiënte Vergaderingen

Vergaderingen kunnen enorme tijdverspillers zijn. Kijk maar of je het volgende binnen jouw organisatie herkent;

• Vergaderingen die uitlopen
• Deelnemers die niet voorbereid zijn (dus tijdverspilling door zoeken naar info of zich ter plekke nog moeten inlezen)
• Deelnemers die afgeleid zijn door ander werk (mails checken, appen, antwoorden op apps, telefoon beantwoorden)
• Er komen geen duidelijke acties uit de vergadering
• Beslissingen van vorige vergaderingen zijn niet uitgevoerd
• Deelnemers mopperen omdat ze bij de meeting aanwezig moeten zijn
• Alleen degene die de vergadering heeft belegd heeft een inbreng
• Er moeten nog meer vergaderingen worden gepland om bovenstaande goed te maken

En toch zijn vergaderingen een cruciaal onderdeel, niemand kan zich voorstellen in een organisatie te werken zonder enige vorm van ‘live’ overleg. Vergaderingen op zich zijn niet perse verkeerd, maar zoals voor iedere ‘tool’ geldt: verkeerd gebruik geeft slecht resultaat. Inefficiënte vergaderingen zijn killing voor het moraal. Daarbij is het ook de duurste vorm van overleg als je de tijd en kosten van de deelnemers berekent, die hier op een dagelijkse basis bij betrokken zijn. Het is eigenlijk onvoorstelbaar dat , er van uitgaande dat het goed genoeg werkte voor hun meerderen. Helaas betekent dit dat slechte gewoontes doorgegeven worden van generatie op generatie en het een deel van de werkcultuur wordt. Om deze cirkel te doorbreken heb je training nodig. In dit blog leg ik de basis uit hoe je een efficiënte vergadering zonder tijdverspilling kunt houden.

De Vergaderagenda

Vergader niet zonder dat iedereen aanwezig kan zijn. Nee, serieus, dit is de nummer 1 tijdverspiller en de oplossing lost juist zoveel problemen op. Als je tijd in beslag neemt van anderen moet daar een goede reden voor zijn. Als die reden niet belangrijk genoeg is om een goede agenda voor op te stellen, dan is het niet belangrijk genoeg daar een vergadering over te houden. Het lijkt logisch, maar velen doen dat niet. Waarom niet? Omdat ze niet weten wat de structuur zou moeten zijn bij het onderwerp. Misschien hebben ze wel een lijstje in hun hoofd, maar waarom zouden ze die opschrijven? Dat onthouden ze heus wel! Nee dus, je kunt niet alles onthouden. Onderstaand staan vijf punten waar je aan moet denken als je een agenda opstelt en waarom het belangrijk is:

1) Onderwerp

Dit spreekt voor zich. Een paar woorden of een zin om te beschrijven waar de vergadering over

gaat. Wat hier waarschijnlijk nieuw aan is voor jou, is: dat je de naam van de spreker voor dat bepaalde onderwerp naast het onderwerp zet (dat is niet altijd degene die de vergadering heeft belegd), de tijd die besteed wordt aan het onderwerp, links naar de materialen en de REDEN. Ik leg zo uit waarom “reden” in hoofdletters is gezet, maar eerst over de spreker, de tijd en de materialen.

2) Spreker

De voorzitter van de vergadering zou niet steeds aan het woord moeten zijn: deelnemers krijgen dan het gevoel dat hun inbreng niet van belang is en hun inbreng in de vergadering zal veel minder zijn dan dat van de managers (mopper, mopper). Er is een reden waarom we specialisten en professionals hebben: gebruik hen. Als je denkt dat een onderwerp in de vergadering hoort en je kunt niemand binnen je team vinden die dat tijdens de vergadering toe wil lichten, dan is het misschien niet zo belangrijk als jij dacht dat het was. Dit zou geen probleem moeten zijn, omdat veel vergaderingsonderwerpen zaken zijn die je team naar voren heeft gebracht; zorg ervoor dat degene die met het probleem bij jou kwam het aan het team uitlegt. (het zorgt voor buy-in, vertrouwen en vermindert de kans dat je hun punt verkeerd interpreteert.)

 3) Tijd

Bepaal hoeveel tijd je nodig hebt voor elk onderwerp. Dit zal in eerste instantie willekeurig lijken, maar hoe vaker je het doet hoe beter het je afgaat. De spreker zal je dankbaar zijn dat je hem serieus neemt. Als hij de agenda ziet kan hij ook feedback even als hij meer of minder tijd nodig heeft. Uiteindelijk zal de beoogde benodigde tijd dan kloppen, (in plaats van de totale willekeurige tijd van 1 uur). Als je teveel onderwerpen hebt kun je die naar een andere vergadering verplaatsen.

Houd gedurende de vergadering de tijd in de gaten en zodra de tijd voorbij is, controleer je het doel en ga je door naar het volgende onderwerp. Of je plant meer tijd indien je doel niet is bereikt

 4) Documenten

Het kan zijn dat jouw onderwerp een aantal documenten behelst, hetzij voor mensen om zich voor te bereiden of om aan te kunnen werken tijdens de vergadering. Zorg ervoor dat de ontvangers alles krijgen wat ze nodig hebben in de uitnodiging voor een vergadering. Ga je verkoopcijfers bespreken, stuur die verkoopcijfers dan voorafgaand aan de vergadering! Lezen als groep verbetert het begrip niet en irriteert mensen alleen maar. Dan kun je die cijfers tevoorschijn halen in de veronderstelling dat de meeste, zo niet alle mensen ze eerder hebben gezien, en meteen doorgaan met wat mensen eigenlijk willen aanpakken, als er überhaupt iets is om aan te pakken.

Dit betekende lange tijd het bijvoegen van documenten. Hoewel beter dan niets, is dit niet ideaal. Wat je eigenlijk wilt is een link naar het document in een gedeelde omgeving (zoals SharePoint, een MS Teams-kanaal, OneDrive, enz.) sturen. Dit verkleint de kans dat mensen met verschillende documentversies werken als er vóór de vergadering wijzigingen worden aangebracht en maakt het tijdens de vergadering toegankelijk voor echte samenwerking.

 5) DOEL

Dit is zò’n gemakkelijke toevoeging in je agenda dat je wel gek zou zijn als je het niet deed. Voeg gewoon 1 woord toe. Besluit, Informatie, Discussie.

Ieder onderwerp dient een ‘bestaansrecht’ te hebben en als je alle mogelijkheden in de geschiedenis sinds mensenheugenis van vergaderingen bekijkt, zijn er slechts drie redenen om over iets te vergaderen: 1) om als groep iets te besluiten, 2) om informatie met een groep te delen of 3) om als groep iets te bespreken.

Door het toevoegen van een van deze drie woorden aan het onderwerp van je agenda, laat je iedereen de te verwachten uitkomst zien. Mensen zullen voorbereid zijn en zullen enthousiaster zijn over hun deelname. Je zult ook ontdekken dat je sneller door je onderwerpen gaat en dat er meer acties komen uit de vergaderingen. (Als er geen acties uit een vergadering komen, zou je geen vergadering moeten hebben!) Tot slot, door de agenda op deze manier in te vullen, kun je zien of een vergadering werkelijk noodzakelijk is.

Besluit:

Is dit een besluit dat door de gehele groep moet worden genomen? Kun je zelf de beslissing nemen of voldoet een telefoontje naar een paar sleutelfiguren? Een besluit nemen door groepsconsensus zal niet altijd gemakkelijk gaan en je zult ondervinden dat veel mensen in de vergadering niet dezelfde mening zijn toegedaan. Als je vindt dat iedereen bij dit besluit betrokken dient te worden, geef dat dan aan als doel.

Informatie: 

Is een vergadering de beste manier om deze informatie te delen? Is het misschien voldoende om de informatie per email, bulletin bord, teams-update of iets dergelijks te delen? Een veelvuldig terugkerende klacht aan het einde van een vergadering is, “had dit niet per email gekund”? Een vergadering is WEL noodzakelijk als de complexiteit van de informatie dusdanig is, dat je een hoop vragen om opheldering hierover verwacht.

Discussie:

Waarschijnlijk lopen zoveel vergaderingen uit omdat er discussies zonder eind zijn. Waarom hebben we deze discussie? Is het om een probleem op te lossen? Is het om kennis op te doen? Om je punt duidelijk te maken, is het belangrijk het onderwerp goed te structureren.

Wat hier zo goed aan is, is dat je aan het eind kunt checken of jouw onderwerp het doel heeft bereikt, door jezelf te vragen: zijn de letters B.I.D. gedaan? Zo vergeet je deze drie belangrijke woorden nooit meer.

 Het Vergaderproces

Houd de agenda zo strak mogelijk aan, wat betekent dat je de toegewezen tijd voor dit onderwerp aanhoudt. Echter er zal altijd iemand zijn die iets buiten de agenda om wil behandelen. Door het op dat moment op in te gaan zul je a) over de tijd heengaan b) snel door alle andere onderwerpen heen moeten c) het nieuwe onderwerp geen goed doen door het zonder voorbereiding te behandelen. Dus dit is het perfecte moment om het voor de volgende vergadering in te plannen. Dat geeft iedereen de tijd zich voor te bereiden op dat onderwerp of de relevantie ervan nader te bekijken (m.a.w, was het wel zo belangrijk als op dat moment werd gedacht en lost het zich vanzelf op).

Natuurlijk zal degene die het onderwerp aandroeg zeggen dat onderwerp cruciaal is. Het is een noodzaak! We moeten het er nu over hebben! Echt? Stel we hebben deze vergadering op woensdag. Deze “noodzaak” die op tafel wordt gelegd betreft iets dat op maandag al gebeurde. Als het zo dringend was, waarom heeft die persoon dan geen email aan de voorzitter verzonden, zodat het in de agenda opgenomen kon worden? Als het inderdaad zo dringend was geweest, had dan niemand alarm geslagen vóór de vergadering?

Als het inderdaad iets dringends was geweest om de agenda te interrumperen, kijk dan hoeveel mensen er bereid zijn dit te behandelen, boek wat extra tijd direct na de vergadering en behandel het probleem. Op deze manier verspil je geen tijd van de anderen of worden andere onderwerpen aan de kant geschoven.

Over ieders tijd gesproken. Sta mensen toe naar believen in en uit een vergadering te gaan. Dit zal een culturele omslag betekenen en in eerste instantie mogelijk als onbeschoft worden beschouwd. Maar het punt van de ingeplande tijd voor een bepaald onderwerp in de agenda, is juist dat uitsluitend diegenen die voor dat specifieke onderwerp aanwezig hoeven te zijn, kunnen komen, en weer kunnen gaan wanneer ze daar niet langer hoeven te zijn.

 Tenslotte de vergaderingsnotulen.

Dit is een heikel punt bij vele organisaties. Iemand moet notities maken gedurende de vergadering ( niet erna!) maar wie gaat dat doen? Degene die de vergadering heeft belegd! Meestal is dat de meest seniore persoon, maar die wil vaak niet notuleren. Dus geven ze de opdracht aan de jongste. Ik kan je verzekeren dat als je dit doet, dit de beste manier is om niemand meer geïnteresseerd te krijgen. Je geeft hiermee het signaal af dat het notuleren niet belangrijk genoeg voor je is. En als het voor jou niet belangrijk is, waarom zou iemand anders het dan belangrijk vinden? Verder zul je een slechte kwaliteit notulen krijgen, omdat de jongste niet weet wat relevant is, of niet weet hoe hij de notulen in acties om moet zetten. (Oftewel, goedgekeurde opdrachten aan zijn senioren geven). Dit is veel gevraagd als de vergaderingsbelegger toevallig net de CEO is. Maar het is nog meer veel gevraagd om tijd van de mensen te verspillen zonder dat hier acties uit voortvloeien. Als de CEO notuleert, zal iedereen het serieus nemen. Nu we bij het onderwerp notities zijn aangekomen…

Follow up van de vergadering:

Waar zijn de notulen? Vroeger zou iemand na de vergadering per email een Word document met daarin de notulen rondsturen en zou het vervolgens zoekraken in een inbox, of gefiled worden zonder actie of besluit te nemen op de overeengekomen items. Doe je dat nog steeds? Schaam je!

Jouw notulen horen in een gezamenlijke omgeving, zoals SharePoint of een MS Teams kanaal, of ergens waar iedereen er tegelijkertijd bij kan. Net zoals de vergaderingstukken, mensen kunnen dan gezamenlijk aan de notities werken waardoor echte samenwerking ontstaat. Stel je voor dat je tijdens de vergadering een actiepuntenlijst maakt. Terwijl jij ze opschrijft kunnen tegelijkertijd mensen in de vergadering op deze punten klikken en als taken markeren ze deze taken onderling toewijzen.

Mijn persoonlijke voorkeur gaat uit naar apps. Deze kunnen een hoop complexe informatie aan, maar als je iets lichters nodig hebt, kun je de vergadernotulen net zo goed direct in het wiki onderdeel van een MS Teams kanaal zetten.

Dit brengt ons bij besluiten in acties omzetten. Acties komen voort uit vergaderingen en uit elk onderwerp komt een actie of de vergaderleider sluit het onderwerp en dan is er verder geen actie nodig nadat B.I.D. is gedaan. Ongeacht het taakmanagement tool, bedenk wie verantwoordelijk is, wat zijn de deadlines, etc. deze acties zouden de input voor de volgende vergadering moeten zijn om te zien of alles gedaan is (of nog steeds relevant is).

Verminder 10%!

Tenslotte, bij het plannen van je vergadering; verminder 10% van de ingeschatte tijd. Zo houd je de onderwerpen binnen de tijd, omdat men zich nu bewust is van de toegestane tijd voor dat bepaalde onderwerp. Het geeft je een buffer, en die kun je weer gebruiken om je notities te schrijven.

Fabio Luelmo, Master PEP® Consultant