Gebruik slimme trucjes om je gewoontes en routines te veranderen terwijl je vanuit huis werkt.

Ik tref bij mijn PEP® deelnemers heel veel verschillen aan in het vanuit huis werken. Dit varieert van in een klein appartement op de bank zitten met een laptop balancerend op de knieën, tot een volwaardig thuiskantoor met een goed bureau en een groot scherm. Ergonomie is meer dan een goede stoel en de correcte tafelhoogte, het gaat vooral om je fysieke comfort en het gevoel van welzijn terwijl je aan het werk bent.

Een deelnemer zat op een houten bank gedurende de eerste coaching sessie, ik adviseerde hem een goede stoel te nemen. De volgende sessie zat hij nog steeds op het harde houten bankje. De derde sessie, hetzelfde. Eh? Toen zag ik iets in de kamer staan wat er daarvoor niet was.

“Wat is dat?” vroeg ik.

“O, dat is een roeimachine die heb ik hiernaast van de sportschool geleend.”

Natuurlijk werd het mij toen duidelijk, hij nam regelmatig even pauze voor een korte workout op de roeimachine en ineens was die harde houten bank geen probleem meer voor hem.

Best Practice nummer 1: Neem regelmatig pauze en doe iets anders bijv. in de vorm van lichaamsbeweging.

Een van de valkuilen is het 24/7 thuiswerken, dat gebeurt snel als je single bent en alleen woont. Jaren geleden had ik de gewoonte tot ‘savonds laat op kantoor te werken. Toen op een avond zo rond 20.00 uur belde mijn vrouw mij op en zei “als je niet binnen 15 minuten thuis bent is er geen avondeten voor je!”

Nou dat was een goed argument en het werkte. Vergeet de 21 of 66 dagen om een gewoonte te veranderen, een gewoonte van vele jaren werd direct doorbroken. De Nederlanders noemen dat “een stok achter de deur hebben”. Als je weet hoe triggers en associaties je hersens kunnen beïnvloeden, dan heb je het onder controle. Jij wordt de baas!

Best Practice nummer 2: Houd het zelfde schema aan zoals je dat op kantoor doet.

Kleed je aan alsof je naar kantoor gaat, trek je schoenen aan aan het begin van je werkdag en trek ze uit aan het einde van de werkdag. Maak van de werktafel weer een eettafel door laptop en scherm te verwijderen. Dit zijn specifieke triggers om je mentaal te helpen het verschil tussen werk en privé in dezelfde ruimte maken.

Time Boxing is hier cruciaal. Zonder dit ben je overgeleverd aan iedere verstoring vanuit je omgeving of het nu werk of privé is. “De dag vult zichzelf.” Tenzij je het natuurlijk zelf vult.

Best Practice nummer 3: Plan je dag en plan je week.

Time Box de meest belangrijke activiteiten voor de komende week, laat 30% van je tijd ongepland voor onvoorzien. Dit stelt je in staat een zekere mate van flexibiliteit te hebben mocht er zich een crisis voordoen. Om productief te zijn en een zo hoog mogelijke kwaliteit te behouden, dien je in een ruimte te werken zonder afleiding. Dus zet notitiemeldingen uit zodat je geconcentreerd kunt werken. Als er brand is bellen ze je wel. Vanuit huis werken is voor sommige mensen ideaal, maar voor anderen vooral diegenen met kinderen is het een nachtmerrie.

Marianne, een alleenstaande moeder, werkt in Business Development voor een trainingsbedrijf. Ze heeft een 3-jarige dochter die nu thuis is omdat de opvang is gesloten. Het grootste gedeelte van haar baan is het contact met klanten onderhouden gedurende kantooruren.

“Onmogelijk!” vertelde zij. “Ik word op zijn minst 70 keer per uur geïnterrumpeerd. Echt waar, ik heb het.geteld”

Wat kunnen Marianne en andere moeders zoals zij doen? Aan mijn deelnemers met kinderen thuis heb ik gevraagd hoe zij het probleem probeerden op te lossen, hieronder een aantal oplossingen:

• Laat de grootouders oppassen.
• Pas je werkschema aan tot na hun bedtijd.
• Beloof een beloning als ze je even alleen laten om te werken en geef ze die dan ook.
• Maak een mini-werkplek naast je en zet ze aan het werk.
• Als laatste redmiddel kun je ze ook nog altijd je smartphone geven maar alleen als jij kiest wat ze mogen zien.

Best Practice nummer 4: Wees creatief en creëer momenten waarin je kunt werken zonder afleidingen.

Vanuit huis werken is niet alleen maar omgaan met de huidige situatie en er op hopen dat het snel overgaat. Het eerste doel is een stabiele basis te creëren zodat je je werk gedaan krijgt. Denk er over na. Zou je op deze manier 1 of 2 jaar of zelfs langer kunnen werken? Het kan zo maar zijn dat dat moet. De vele voordelen dat men vanuit huis werkt zijn niet onopgemerkt gebleven door overheid, bedrijven en medewerkers.

Een van mijn PEP® deelnemers vertelde mij dat zij 3 uur per dag bespaarde, niet alleen door het reizen, maar ook door het niet fysiek aanwezig te zijn bij vergaderingen door het hele land. Alles wordt nu online gedaan. Zie wat er gebeurd met het milieu. Waar zijn de files gebleven? Het Parijse Klimaat Akkoord is plotseling binnen handbereik, wie had dat gedacht? Kantoor vastgoed? Massa’s mensen bevolken dagelijks kantoorgebouwen die niet echt nodig zijn, tenminste niet op de huidige schaal. Zeker niet nu we de benodigde gereedschappen hebben om vanuit elke denkbare plek te kunnen werken. Je hoeft geen genie te zijn om te zien welke voordelen dit heeft op de kosten en het milieu.

Maar we hebben Gewoontes! Aan de ene kant hebben we alle benodigde gereedschappen beschikbaar om mobiel te werken, maar aan de andere kant hebben we een cultuur ontwikkeld waar de gereedschappen niet worden gebruikt zoals het zou moeten. Niet omdat we dat niet willen, maar omdat we Gewoontes hebben, de comfort zone van de status quo. En het is zo moeilijk te veranderen, speciaal wanneer het een wereldwijde Gewoonte is.

Covid 19 is een vreselijk virus. Eén van mijn deelnemers is eraan bezweken, dus het is niet ver van huis. Maar het heeft ons wakker geschud en dat had veel eerder moeten gebeuren. Nu de lockdowns versoepelen denk ik niet dat we terug kunnen keren naar hoe het was voor het virus uitbrak. We zullen een andere wereld beleven zodra het virus voorbij is. Ik ben er van overtuigd dat het een betere wereld zal worden.

Blijf gezond.