Efficiënt Thuiswerken Les 1: Er was een Coronavirus voor nodig om het thuiswerken op gang te brengen!

Het is een kentering.

Ik werk al jaren om medewerkers, teams en bedrijven te helpen efficiënter te werken in hun traditionele werkomgeving (op kantoor, met samen werken, onderweg werken, op afstand werken…). Door alleen te werken of door efficiënter samen te werken, dat is voor mij waar de productiviteit, de kwaliteit van de dienstverlening en het welzijn, ontwikkeld wordt. Ik ben de auteur van verschillende boeken over efficiëntie op het werk, waaronder het nieuwste boek “Gewoon Doen! Zet PEP in je leven en werk”.

In de huidige situatie is dit een maatschappelijke omkering, een omwenteling in het beroepsleven. Het is duidelijk dat het beroepsleven voor veel mensen vanaf nu heel anders zal zijn. Ik wil graag een paar tips en trucs met u delen om u te helpen met deze overgang naar effectief werken op afstand.

Veel plezier bij het lezen.

Bruno Savoyat, auteur van “Gewoon Doen!” het PEP boek over persoonlijke efficiëntie.

Hoe kun je efficiënt thuiswerken?

Bedrijven en hun werknemers hebben stante pede en op radicale wijze hun werkwijze moeten aanpassen. Dit is een ongekende situatie. Weinig bedrijven waren klaar voor zo’n ingrijpende reorganisatie. Hoe kun je zo snel zo’n adequaat mogelijke, nieuwe strategie bedenken om het roer om te gooien? Hoe zorg je ervoor dat het bedrijf het hoofd boven water houdt, of juist de productie zo hoog op kan voeren zodat het tegemoet kan komen aan de enorme toegenomen vraag?

Hoe organiseer je nu jezelf, nu je geconfronteerd wordt met de Covid-19-crisis? In het reeds geschreven crisisplan (zelden), of (wat vaker voorkomt) met een geïmproviseerde reactie in het heetst van de strijd, terwijl iedereen thuis aan het werk is?

Sommigen van jullie hadden al ervaring met zo nu en dan thuiswerken, anderen niet. Het virus versnelt nu een manier van werken die voor sommige bedrijven nog steeds beangstigend was. Veel medewerkers zijn nog niet goed voorbereid.

Ook al is in deze buitengewone situatie thuiswerken een must, vaak is het nog niet onder de beste technische en menselijke omstandigheden. Voor velen van jullie is het in één keer fulltime werken vanuit huis, zonder voorbereiding en zonder instructies over “hoe thuiswerken werkt…”.

Jij hebt momenteel geen keuze. Je werkgever heeft geen keuze. Je moet werken vanuit huis. Het is overmacht. Je komt ineens in een geforceerde werksituatie terecht. Hoe blijf je efficiënt? Hoe organiseer je jezelf thuis? Hoe blijft je productiviteit op niveau, terwijl je thuis ook je kinderen rond hebt lopen? Hoe blijf je verbonden met je team? Hoe kunnen we samenwerken zonder bij elkaar te zitten? Hoe kun je als team brainstormen terwijl je thuis bent?

Het is absoluut noodzakelijk om heel snel gezamenlijke oplossingen te vinden om een optimale relatie met de klant en dito klantenservice te garanderen. En om de beste service te verkrijgen met een minimum aan tijd en moeite.

Enkele tips en adviezen om thuiswerken in 5 lessen onder de knie te krijgen:

• Les 1 – Het organiseren van je werkruimte om efficiënt te kunnen thuiswerken
• Les 2 – De organisatie van je werktijd om effectief te kunnen thuiswerken
• Les 3 – Het organiseren van de communicatie met het team om effectief te kunnen thuiswerken
• Les 4 – Kleine rituelen organiseren om van thuiswerk een goede ervaring te maken
• Les 5 – Het heden opnieuw uitvinden om beter uitgerust te zijn voor de toekomst

Les 1 – Het organiseren van je werkruimte om effectief te kunnen thuiswerken

 Waarom?

Voor je eigen welzijn en om de optimale  omstandigheden te creëren zodat je je kunt  concentreren.

Hoe kun je dit doen?

Ook al zou je theoretisch overal vandaan kunnen thuiswerken: in bed, in de keuken, in de tuin, voor de TV, temidden van je kinderen… er zijn nog steeds afspraken te maken om productiever en meer ontspannen vanuit huis te werken.

Creëer een plek waar je je kunt concentreren en een professionele houding kunt aannemen.

Creëer je optimale thuiswerkplek.

Hoe doe je dat?

– Als je thuis een speciale werkruimte hebt, zal het veel gemakkelijker zijn. Je hebt daar misschien al de beste werkomstandigheden gecreëerd met je apparatuur en documenten. Zo ben je direct operationeel, zonder tijd te verspillen.

– Zoek anders een speciale werkruimte in een rustige kamer. Een schone, lege tafel. Een comfortabele stoel. Een minimum aan ergonomie: goed licht, een scherm dat niet voor een raam staat om je ogen te beschermen tegen te veel helderheidscontrast…

Wat je wilt vermijden is een opstelling in een ruimte met een slechte akoestiek (keuken met harde oppervlakken die echo’s maken…).

Op de tafel alleen wat je nu nodig hebt. En wat je op dit moment niet gebruikt bij de hand.

– Als er andere mensen in huis zijn, leg dan uit dat je tot een bepaalde tijd aan je werk gaat. Sluit de deur.

– Hoe zit het met je digitale ruimte? Richt ook die zo functioneel mogelijk in.

– Maak het beste van je ruimte. Lees in “Gewoon Doen!” hoofdstuk 4, pagina 89-107 “Organiseer uw ruimte en informatie om productiever te zijn”.

Over naar Les 2….