Efficiënt Thuiswerken Les 6: Een videoconference organiseren en tot een succes maken

Klik hier voor les 5!

Velen van jullie hebben me verteld hoe lastig het je leek om zelf een videoconference te organiseren en vroegen me om een kleine handleiding over het onderwerp. Hierbij een korte uitleg ter geruststelling. De 5 lessen worden er dus 6! 

Videoconferencing is niet erg ingewikkeld, zoals je zal zien. Je moet wel goed voorbereid zijn voor je aan de slag gaat. 

Een videoconference bereid je fysiek en mentaal voor. In deze les komen verschillende aspecten aan bod: 

• Gedragstips 
• Methodologisch advies 
• Technisch advies 

Het toepassen van deze tips maakt het voor jou gemakkelijk om te praten, te luisteren en jezelf te zien. Door middel van videoconferencing ben je in staat om uit te wisselen, te informeren, te creëren, te coördineren, te onderzoeken, problemen op te lossen, beslissingen te nemen, te inspireren en te motiveren. Deze manier van samenwerken is een goede vervanging voor veel fysieke ontmoetingen. Je zal ondervinden dat videoconferences minder beperkend zijn dan fysieke vergaderingen. Ze zijn gemakkelijk te organiseren, voorkomen veel tijdverlies en reiskosten en kunnen zeer effectief zijn. De fysieke ontmoeting zal natuurlijk blijven bestaan wanneer dat nodig en (weer) mogelijk is. 

WANNEER ORGANISEER JE EEN VIDEOCONFERENCE? 

• Voor een dagelijkse teamvergadering omde relaties en de saamhorigheid te onderhouden, om de acties te coördineren, zodat iedereen zich kan inzetten voor de dagelijkse doelstelling… Ik heb geconstateerd dat veel teams die nu vanuit huis moeten werken, de informele gesprekken van ongeveer een half uur (de gemeenschappelijke koffiepauze) hebben overgenomen, meestal om 9.30 of 11.00 uur. 
• Voor een wekelijkseonline teamvergadering op dezelfde wijze zoals voorheen de reguliere fysieke vergadering plaatsvond. 
• Vooreen sessie met klant, leverancier, partner… 
• Voor eensalesgesprek met een prospect 
• Vooreen projectteam vergadering 
• Vooreen bila met een medewerker: opvolging van overgedragen taken, ondersteuning bij een project of een activiteit, strategische of operationele uitwisselingen, oefenen op een nieuwe vaardigheid… 
• Voor de onboarding vaneen nieuwkomer, voor een nieuweling om snel te integreren in het team en vertrouwd te raken met de procedures en de kennis die men moet opdoen om mee te kunnen draaien. 
• Vooreen interview (kandidaat, partner…) 
• Een videoconferencekan een goede manier zijn om een online ruimte te bieden waar twee of meer mensen tegelijkertijd aan hetzelfde onderwerp werken; zo stimuleren ze elkaar en delen ze gemakkelijk ideeën en vragen. 
• De verschillende soorten bijeenkomsten die ik noem staan op pagina’s 290-291 van mijn boek.  

AANDACHT VOOR JE OMGEVING 

• Het decor. Controleer ook je achtergrond. Deelnemers zullen niet alleen jou zien, maar ook je achtergrond. Of je nu kiest voor een formele setting met een professioneel beeld of dat je de vertrouwde setting behoudt (je woonkamer, keuken, slaapkamer…), zorg ervoor dat je het beeld dat weergeeft wat je inderdaad wilt weergeven. Een open kast achter je en een rommelige omgeving zijn niet aan te bevelen. Hetzelfde geldt voor als je tijdens de sessie met je computer beweegt. Bedenk dan dat je webcam meebeweegt! 
• Verlichting. Vermijd achtergrondverlichting, anderenkunnen je gezicht dan niet zien. Het hebben van een felle lichtbron aan de ene kant (bijvoorbeeld een raam op een zonnige dag) zou één kant van je gezicht sterk overbelichten, en de andere kant in totale duisternis weergeven. Te veel licht van voren zou je verblinden. Idealiter heb je zacht licht aan de voorkant of twee lichtbronnen aan beide zijden. 
• Framing. Plaatsje camera op ooghoogte. Je gezicht in het midden, met genoeg ruimte onder en boven je hoofd (let op dat de webcam niet alleen de bovenkant van je gezicht omlijst, of alleen de onderkant, of gericht is op je benen!) Als je de webcam van je laptop gebruikt, zorg dan dat de camera naar je ogen gericht wordt. Een armlengte afstand tussen je gezicht en de webcam is optimaal (dus niet te ver of te dichtbij). Vermijd de webcam op je kruin te richten, of juist te ver naar beneden. 
• In tijden vangedwongen thuiswerken zie ik soms de kinderen of de echtgenoot bezig zijn op de achtergrond. En soms zelfs een deelnemer die zijn kind op schoot neemt. Meestal is dit geen probleem. Dit is begrijpelijk in geforceerd thuiswerken en iedereen doet wat hij kan, maar het is niet altijd ideaal voor de concentratie van de deelnemer of de groep.   

LET OP JE UITERLIJK 

Het feit dat de videoconference vanuit huis wordt gehouden, betekent niet dat je geen professional meer bent. 

• Kleding. Kies kleding die geschikt is voor het publiek dat deelneemt aan deze videoconference,  kleding waar je je prettig bij voelt. 

Sommige mensen vergeten dat een videoconference een professionele handeling is en presenteren zich op slordige wijze. Vermijd dat. Draag ook geen te opvallende kleding. Dat leidt af van de inhoud van het gesprek.  

• Make-up en kapsel. Het is geen televisie, dus het is niet nodig om naar de visagist te gaan om je gezicht te laten plamuren voor de videoconference. Hou het simpel. Een blik op het scherm is genoeg om te zien hoe je eruit ziet. Dan kun je alsnog de nodige aanpassingen doen. 

WELKE TOOLS MOET IK HEBBEN? 

• Microfoon. Vraag de deelnemer het geluid te dempen totdat hij of zij aan de beurt is om te spreken; zo voorkom je enerzijds vervelende achtergrondgeluiden (die van beide deelnemers kunnen komen) en anderzijds een overbelasting van de bandbreedte. Als de deelnemers hun geluid niet dempen gaat dit ten koste van de kwaliteit van de sessie. Dan is het aan de gespreksleider om ervoor te zorgen dat de microfoons van de deelnemers worden uitgeschakeld.  
• Koptelefoon of oortjes. Voor de deelnemers komen oortjes natuurlijker over omdat ze de vorm van je hoofd niet vervormen zoals de vaak volumineuze koptelefoon doet. Luidsprekers kunnen onaangename echo’s maken. 
• Webcam.Nodig alle deelnemers uit om hun camera aan te zetten, dat communiceert beter. Mensen zijn dan over het algemeen beter gefocust op het gespreksonderwerp en doen ondertussen niet hun e-mail. Er is meer spontane interactie. Sommige mensen realiseren zich niet dat hun camera niet aanstaat, of zetten hem niet aan. Daardoor ontstaat er een storende disbalans tussen de deelnemers met open of gesloten camera. 
• Verbinding.Als jij de facilitator bent, zorg dan voor een goede internetverbinding. Een stabiele en snelle verbinding. Indien beschikbaar verdient kabel de voorkeur boven de wifi. Als je alleen een wifi-verbinding hebt, probeer dan dicht bij de router te werken. Als je ver van je router moet werken, gebruik dan een wifi-versterker om de signaalsterkte te verhogen. 
• Videoconference-systeem. Als je de vergadering leidt, oefen dan van tevoren met het videoconference–systeem. Zorg ervoor dat je de belangrijkste functies kent en blijf niet hangen in te veel details. Het doel is dat je je comfortabel genoeg voelt met de basisfuncties, zodat je je kunt concentreren op het faciliteren van de sessie en geen aandacht hoeft te geven aan de techniek. En als het technische gedeelte je onzeker maakt, vraag dan iemand om dat gedeelte voor je te organiseren. Zowel voor de uitnodiging als voor de techniek tijdens de sessie. 

Wees in staat om de deelnemers die voor de eerste keer aanwezig zijn, te helpen met oriënteren. Beantwoordt de gebruikelijke technische vragen die zich meestal voordoen. 

• Poll / chat. Veel videoconference-oplossingen bieden opties zoals polling of chat… In plaats van een rondvraag te doen, nodig je daarmee de deelnemers uit om een eenvoudige en duidelijke vraag te beantwoorden in een enquête of in een conversatie/chat. Zo laat je iedereen actief meewerken zonder al te veel spreektijd te verbruiken en verzamel je meer bijdragen. 

Men kan deelnemen via de smartphone. Deze optie is echter niet aan te bevelen. De smartphone is een goede oplossing als je onderweg bent of met twee personen vergadert, of als back-up oplossing. Maar in een vergadering met een groter aantal mensen is het scherm van de smartphone niet groot genoeg voor een prettige deelname, waarbij je de deelnemers goed kunt zien. 

• Een blocnote en een pen. Alsje je toetsenbord gebruikt om aantekeningen te maken, kan dit ongewenste geluiden veroorzaken die het goede verloop van je conference kunnen verstoren. 

HOE LANG DUURT EEN VIDEOVERGADERING? 

Het is het beste om de vergaderingen kort te houden. Vaak zijn werkvergaderingen van 20 tot 30 minuten effectiever. Het hangt natuurlijk allemaal af van het doel van de bijeenkomst. 

Als je een lange vergadering moet houden, kies dan voor een systematische opbouw (50 minuten sessie, 10 minuten pauze, enz.). 

HOE MAAK JE EEN UITNODIGING VOOR EEN VIDEOCONFERENTIE? 

Zoals gebruikelijk bij een vergadering stuur je een uitnodiging via de agenda. Vermijd verzending per e-mail. Zo kunnen de genodigden alles wat ze nodig hebben in hun agenda vinden op de juiste dag, in plaats van dat ze in hun e-mails moeten zoeken naar de inloggegevens. De uitnodiging bevat de link voor het inloggen op de videoconference en de inloginstructies, de agenda en de voorbereidingsdocumenten. 

• Mijn advies. Stuur indien mogelijk liever een uitnodiging vanuit je agenda. Videoconferenceplatforms sturen erop aan je uitnodigingen vanaf hun platform te versturen; wees je ervan bewust dat als je dat doet, je de adressen van je genodigden deelt met dit platform zonder dat je weet hoe deze gegevens worden beschermd. Ik heb jaren geleden de keuze gemaakt om nooit uitnodigingen te versturen vanuit videoconferenceplatforms, maar vanuit mijn agenda (om de gegevens van mijn contactpersonen te beschermen). 

Vraag de genodigden om de uitnodiging te accepteren (of af te wijzen), zodat je weet wie je deelnemers zullen zijn. Vraag degenen die verwachten dat ze later zijn (of eerder vertrekken) dat van tevoren te laten weten. 

• Hulpdienst. Geef de mogelijkheid om te bellen, te SMS–sen of te Whats–Appen, zodat mensen die niet op tijd kunnen zijn of die moeite hebben om verbinding te maken, contact met je kunnen opnemen. 

Het is verstandig om 1 uur of 15 minuten van tevoren een herinnering te sturen naar je deelnemers via e-mail, WhatsApp, SMS… dat ze een afspraak met jou hebben. Mensen die thuis werken verliezen soms de tijd uit het oog. 

HOE KUN JE HULPMIDDELEN INZETTEN BIJ JE VIDEOCONFERENCE?  

• De geanimeerde sessie. Net zoals bij een gewone vergadering bereid je een videoconference ook voor. Zorg dat je alles bij de hand hebt, zoals een deelnemerslijst (op het scherm of op papier). 
• Begin op tijd. Eindig op tijd. Wees echter tolerant tijdens de eerste sessie, want het kan zijn dat je met mensen te maken krijgt die voor het eerst inloggen en er niet aan gewend zijn. Het inloggen kan enige tijd duren. Om dit te voorkomen, moet je (voor de eerste keer) de deelnemers alvast 15 minuten van te voren uitnodigen in te loggen en, (voor de volgende sessies) 5 minuten van tevoren. 
• Beweeg niet te veel. Blijf kalm en gefocust terwijl je spreekt. Vergeet niet dat 93% van de boodschap bestaat uit non-verbale communicatie. 
• Spreek langzaam en duidelijk. Geef een warme ontvangst en vertel wat het doel van deze vergadering is, wat besproken wordt en wanneer het eindigt. Geef ook de regels van videoconferencing, vooral in de eerste sessie (Zie Les 6 als voorbeeld voor instructie). Laat deelnemers hun smartphone uitzetten (tenzij deze gebruikt wordt voor de videoconference). 
• Indien je een slideshow hebt voorbereid voor je vergadering is dat prima. Maar je zal wel moeten schakelen. Het is niet zoals in een fysieke vergaderzaal. Je deelt het scherm bij enkele dia’s. Zodra je uitleg geeft waarbij je de slides niet hoeft te tonen, stop dan met het delen om de gezichten van je deelnemers te zien. Wanneer deelnemers alleen de diashow zien en niet het gezicht van de presentator (of een heel klein gezichtje) op het scherm, is de neiging om de aandacht te verliezen groot. Dus niet langer dan 5 minuten de slides op het scherm delen; Je moet vaak afwisselen (diashow, miniaturen van deelnemers of het gezicht van de presentator). 
• Vraag mensen die willen spreken om hun hand op te steken om aan te geven dat ze willen spreken of virtueel hun hand op te steken, als die optie bestaat in de videoconference-tool. Vermijd dat de deelnemers elkaar onderbreken of tegelijkertijd spreken.  

Nodig leden uit die te verlegen zijn om over een onderwerp te spreken door hen rechtstreeks aan te spreken met hun voornaam. Kort de spreektijd van degenen die te veel aan het woord zijn vriendelijk in; en in sommige extreme gevallen heb is er nog altijd de mogelijkheid om het gesprek af te breken (!). 

Als een persoon op een ietwat verwarde manier heeft gesproken, probeer het dan duidelijker te formuleren en vraag of je het goed hebt begrepen. Ze zullen dat op prijs stellen, en de andere deelnemers ook. 

Vergeet niet om van tijd tot tijd samenvattingen te maken om de groep te helpen het gesprek te volgen (sommige mensen raken de draad kwijt). 

Sluit af met het benoemen van de belangrijkste punten van de sessie (de beslissingen, bijvoorbeeld het actieplan, de actiepunten van elke persoon…) en met het mededelen van de volgende stappen (een verslag, een volgende sessie…). 

Ik nodig je uit om je te laten inspireren door hoofdstuk 12 (Het DNA van Succesvolle Ontmoetingen) van mijn boek “Gewoon Doen!” omdat het zo eenvoudig is om een succesvolle vergadering te hebben (pagina 281 tot 314).

WELKE VIDEOCONFERENCE TOOL KIES JE? 

Het videoconference-systeem kan een dienst zijn die direct online beschikbaar is of software die op je computer wordt geïnstalleerd. 

Veel bedrijven hebben al gekozen voor de tool en hebben de nodige abonnementen. Als dit niet het geval is, is het dus jouw verantwoordelijkheid om het meest geschikte videoconference-platform te kiezen. 

Er is een ruime keuze aan platforms beschikbaar. Microsoft Teams, Facebook WhatsApp, Facebook Messenger, Apple Facetime, Google Meet, Zoom, Cisco Webex, ezTalks, YouTube Live of Google YouTube Live, LogMeIn, AnyMeting… zijn uitstekende mogelijkheden. Deze technologieën worden aangeboden door de Amerikaanse internetgiganten. We beseffen dat een deel van onze crisisinfrastructuur afhankelijk is van de Verenigde Staten, met veel minder strenge privacybescherming dan in Europa, zodat je persoonlijke en zakelijke gegevens op de servers van deze giganten terechtkomen. 

Om dit te voorkomen is een oplossing als Jitsi Meet (een gratis open source software) die bijzonder veilig is (end-to-end gecodeerd) en die bovendien een oplossing is die in Frankrijk (Universiteit van Straatsburg) is uitgevonden en door de Franse overheid is aanbevolen.  

Denk ook aan Livestorm (Frankrijk), Whereby (Noorwegen), of Blizz van TeamViewer (Duitsland)… die strikt onderworpen zijn aan de Europese GDPR regels. 

Sommige oplossingen zijn gratis. Anderen hebben een gratis basisaanbod. Betaalde aanbiedingen bieden meer mogelijkheden, of langere sessies, of meer deelnemers… 

Als je al gebruik maakt van tools zoals Microsoft Teams met Office 365, spreekt het voor zich dat je de juiste integratie van deze tool binnen je team moet bevorderen en gebruik moet maken van geïntegreerde videoconferencing. 

Videoconferencing is een instrument dat plotseling onmisbaar is geworden. Het verandert en zal nog vele manieren van samenwerken veranderen. 

Bruno Savoyat, auteur van “Gewoon doen!”

PEP® Worldwide Manager Frankrijk & Zwitzerland