Archiveren, welke manier past nou bij mij?

Bewaren voor je weet maar nooit? Gooi weg!

Betrap jij jezelf er ook op dat je regelmatig naar documenten moet zoeken? Dat jouw mappenstructuur uitgegroeid is tot onoverzichtelijke brei? Wist je dat de gemiddelde kantoormedewerker wel 10% van de tijd aan het zoeken is naar documenten? Bij een voltijdbaan is dat toch al snel een ochtend in de week. Zonde! Dat je bepaalde documenten moet archiveren spreekt voor zich, maar je hoeft toch niet alles te laten staan? Bij cursisten kom ik vaak mappenstructuren tegen waarbij je nog een heel eind naar beneden moet scrollen voordat je bij een bepaalde map aangekomen bent. Er staan dan ooit aangemaakte mappen met een paar mailtjes erin, die ze al lang weer vergeten zijn. Toch blijft weggooien lastig, want je weet maar nooit.. Hoeveel niet relevante mappen heb jij eigenlijk aangemaakt?

Wat maakt het zo lastig?

Een globale manier van archiveren (persoonlijk, klanten, leveranciers) houdt het overzichtelijk, maar dat wordt in de regel als te simplistisch beschouwd. Vaak wordt archiveren ingewikkeld omdat zaken specifiek en divers zijn. Waar laat je de contracten, de aantekeningen, de interne communicatie, rapporten, statistieken, documentatie, projecten en andere gespecialiseerde bestanden? Misschien moeten documenten gevonden kunnen worden op naam, thema, nummer, datum, et cetera? Bovendien zijn deze documenten soms onderling afhankelijk en vereisen de bestanden specifieke follow-ups. Vandaar weer het gebruik van post-its, markeerstiften enzovoort. En dan nog heb je geen absolute garantie dat je niets vergeten bent.

Echter, hoe gedetailleerder je archief, hoe langer het duurt om dingen terug te vinden.

Voorwaarden van een helder archief

Een goede rangorde moet het mogelijk maken dat alle collega’s die in hetzelfde kantoor werken snel de gewenste informatie kunnen vinden. Het moet toegankelijk zijn en regelmatig worden bijgewerkt. En hier gaat het al heel snel de mist in. Want dit houdt in:

• geen vertraging met opslaan van (gewijzigde) documenten
• slechts één kopie van elk document per bestand
• een unieke naam en datum
• met het liefst één documentbeheerder die dit allemaal in de gaten houdt

Welke voorwaarden zijn er nog meer voor een helder archief?

Logische titels

De titelkeuze van de bestanden moet logisch zijn. Ook dit is vaak een lastige opdracht want zoveel mensen, zoveel wensen. Vermijd onnauwkeurige titels, met vele betekenissen, acroniemen, wees flexibel en houd het schaalbaar, gebruik de juiste opslagapparatuur die ruimte en tijd zal besparen.

Snelle terugvindbaarheid

Het zoeken naar een document zou niet meer dan een paar seconden moeten duren! Om dit te bereiken, heb je een efficiënte en dagelijkse rangschikkingsmethode nodig. Zowel fysiek als virtueel bewaar je documenten op basis van de gebruiksfrequentie. Denk maar aan de indeling van je keuken. Wat je het meest gebruikt ligt dichtbij. En de apparaten die je ooit in een opwelling hebt gekocht (broodmachine, wafelmaker, poffertjespan, ananaspers, gourmetstel) liggen meer achteraf. Kijk ook zo naar je werkplek. Hier liggen alleen de mappen waar je echt mee bezig bent, binnen handbereik. Wat je niet vaak gebruikt maar niet weggegooid mag worden ligt verder weg. Zie hieronder een paar voorbeelden van archiefmethoden.

ARCHIEF METHODEN – wel en niet handig

Alfabetische archivering

Dit is zoals Outlook automatisch doet en wat je ook gewend bent. Je mail en documenten worden gearchiveerd op alfabetische volgorde.

De methode zelf is in principe heel eenvoudig, maar gecompliceerd in het gebruik ervan. Wat bij de A staat hoeft helemaal niet het belangrijkst te zijn. Het is alleen snel als het betrekking heeft op een beperkt aantal documenten, die je in één keer kunt overzien. De lijst kan oneindig worden en van de pagina aflopen. Misschien werk je de hele dag in een map die met een Z begint. Dan blijf je scrollen.

Thematische archivering

Indeling op onderwerp of op thema. Dit kan handig zijn maar niet iedereen gebruikt dezelfde logica en dat kan voor verwarring zorgen. Als je een dergelijke indeling maakt, bespreek dan in ieder geval met elkaar wat een logische indeling is. Doe vervolgens meeste stemmen gelden. Hierbij kun je nooit iedereen gelukkig maken, maar het zal voor de minste zoektijd zorgen.

Geografisch archiveren

Oftewel, indeling per locatie. Sommige mensen werken op verschillende locaties waar zij gelijksoortige werkzaamheden verrichten. Hier kun je een zelfde globale indeling gebruiken en dan bij 2 locaties instellen. Dat kan voor 2 locaties wel weer een lange lijst worden maar het verschil is in ieder geval duidelijk.

Digitaal archiveren

De bestanden worden gesorteerd op nummer. Het is een vrij eenvoudige methode. Makkelijk uit te breiden, goed op volgorde van prioriteit te zetten en overzichtelijk. Dit is de handigste manier omdat je hier je eigen indeling kunt hanteren, met de mappen die je het meest gebruikt bovenaan. Naast documentatie kun je ook zo nodig ook e-mails hier opslaan zodat je alles bij elkaar houdt.

Kijk vooruit!

Als je begint met archiveren, ga dan niet het hele verleden uitpluizen en álles overzetten in het nieuwe archief. Je kunt je oude archief beter laten voor wat het is. Zet je bestanden alleen over zodra je ze nodig hebt. Op die manier is je nieuwe archief gelijk actueel en onvervuild. Oude, niet meer bekeken bestanden blijven achter en kunnen op een gegeven moment gewoon verwijderd worden.

Zie je al een manier die jouw voorkeur heeft? Wil je hier meer over leren tijdens een PEP-training? Ik hoor het graag. Mail of bel gerust. Wil je je reacties delen? Ik zie ze graag tegemoet op mijn LinkedIn:

Siok-Lian Sih,
Master PEP® Consultant – Nederland

06-19464430

slsih@pepworldwide.eu