Efficiënt vanuit huis werken!

Vroeger was vanuit huis werken een definitieve NEE! En het is gemakkelijk te begrijpen waarom:

De meeste mensen hadden hun eigen kantoor met een deur. In de ergste gevallen was je genoodzaakt je kamer met een andere collega te delen. Wij als PEP® (de Personal Efficiency Program) coaches adviseerden onze deelnemers de deur te sluiten als ze zich moesten concentreren, niet voor de hele dag, nee alleen voor een uur ofzo, zodat zij hun belangrijke taak konden afmaken.

Toen had iemand het briljante idee dat je kosten kon verlagen en productiviteit kon verhogen door een “open-plan office” te creëren. De bedoeling was om de samenwerking binnen teams te bewerkstelligen en zo de productiviteit en creativiteit te verhogen. Dit werd mainstream binnen bedrijven en organisaties.

Een door Harvard Business School gefinancierde studie vond dat in de open-plan office de interactie tussen werknemers zakte met 70%, de meesten prefereerden email en chat t.o.v. persoonlijke interactie en 1 op 3 vond dat hij/zij minder productief was en 1 op 6 vond dat hij/zij minder creatief was.

Wij vonden dat interrupties in deze nieuwe omgeving een belangrijke factor was m.b.t. de vermindering van de productiviteit en dat de werknemers konden verwachten iedere 3,5 tot 7 minuten te worden geïnterrumpeerd. Deze interrupties waren niet beperkt tot een tik op de schouder met de vraag “heb je even een paar minuten?” maar ook het algemene “lawaai” niveau in de werk omgeving.

Onze focus als PEP® consultant is de persoonlijke efficiency te verbeteren, productiviteit en kwaliteit te verhogen van de individuele werknemer, tegelijkertijd het stressniveau te verlagen.

Wij vonden het absoluut essentieel dat de werknemers de mogelijkheid hadden zich zonder interrupties te kunnen concentreren terwijl ze een belangrijke taak of activiteit uitvoerden. Wij raadden hen aan met hun manager te overleggen en goedkeuring te krijgen om één dag per week vanuit huis te kunnen werken.

Niet alle managers gingen akkoord. Mark vertelde mij het volgende: “mijn manager denkt dat ik productief ben als hij mij voor mijn computer ziet zitten, maar de waarheid is dat ik veel productiever ben wanneer ik vanuit huis werk.”

De werkomgeving moest net als de gedachtegang van de manager veranderen en zij moesten hun werknemers beoordelen op prestatie en niet of ze op kantoor waren.

Dit werd werkelijkheid naarmate de werkomgeving soepeler werd en betere mobiele tools beschikbaar waren. Activity Based Working werd de norm. Mensen konden nu overal en op elk tijdstip werken zolang ze presteerden. De enige restrictie was veiligheid.

Nu met de komst van Corona virus veranderen de dingen weer dramatisch.

Eén van mijn klanten stuurde hun mensen 3 dagen geleden naar huis en sloot het kantoor met de boodschap dat ze vanuit huis moesten werken.

“Hallo Pedro, hoe bevalt deze manier van werken voor jou?” vroeg ik hem.

“Verschrikkelijk, dit is een ramp!”

Pedro woont samen met zijn vrouw in een klein 2-kamerappartement in de stad. Hij zit met zijn laptop aan de eettafel te werken. Hij is eraan gewend om 2 grote computerschermen te hebben en nu heeft hij alleen zijn kleine laptop. Voor zijn werk moet hij verschillende software Apps bekijken en vergelijken en dat kan nu niet.

Zijn vrouw die voor een ander bedrijf werkt, kreeg vandaag te horen dat zij ook vanuit huis moet gaan werken. Nu moeten ze de eettafel delen. Het probleem dat hier speelt is, dat haar baan dagelijks verschillende online vergaderingen kent.

Gelukkig hebben ze geen kinderen. Hans daarentegen heeft wel kinderen.

Net als Pedro woont ook hij in een klein stadsappartement en gebruikt ook de eettafel als zijn werkstation. Dit is de 4e dag dat hij vanuit huis werkt en slechts 1 daarvan heeft hij daadwerkelijk kunnen werken. Zijn dochter was de eerste 3 dagen ziek.

“Vanuit huis werken is echt heel moeilijk. Ik vind het moeilijk om privé en zakelijk gescheiden te houden. Ik voel mij slecht omdat ik hier niet zo productief ben en eerlijk gezegd, mis ik mijn collega’s.”

Voor ons als PEP® consultants is dit een heel ander scenario. Werknemers adviseren vanuit huis te werken heeft altijd positieve resultaten opgeleverd.

Voor hen die door de huidige crisis gedwongen worden om vanuit huis te werken, biedt zich een nieuwe kans aan om hen te helpen.

Om efficiënt en productief vanuit huis te werken zijn de volgende stappen nodig:

1. Je hebt een eigen ruimte met een tafel of bureau nodig. Indien je samen in een klein appartement woont dan zoek dan naar oplossingen. Eén in de slaapkamer en één in de huiskamer. Als de slaapkamer te klein is voor een tafel of bureau bestel dan online opklapbare tafel die je aan de muur monteert. Denk en wees creatief.
2. De omgeving moet rustig zijn zonder interrupties of afleidingen. Een koptelefoon met Barok muziek helpt je als je je moet concentreren.
3. De werkplek moet netjes en georganiseerd zijn. Papieren worden opgeborgen in hangmappen of folders. Het belangrijkste is dat ze gelabeld zijn en gemakkelijk terug te vinden.
4. D.m.v. van tijdsblokken maak je een scheiding tussen werk en privé. Reserveer tijd in je agenda voor zowel privé als werk, en houd je eraan.
5. Plan de volgende week aan het einde van iedere week. Aan het einde van de dag, bekijk je en pas je je planning aan voor de volgende dag.
6. Goede tools zijn belangrijk. Indien je laptop te klein is, koop een groter scherm dat aangekoppeld kan worden. Zorg ervoor dat bij alle informatie kunt alsof je op kantoor bent.
7. Vergader- en communicatie Apps zijn onontbeerlijk. De meeste van onze klanten gebruiken: MS Teams, Skype for Business, Mattermost of Zoom. Gebruik wat er binnen jouw bedrijf wordt gebruikt en zorg ervoor dat het goed werkt.

Op het eerste gezicht lijkt het allemaal redelijk simpel. Het behelst verandering en zoals je weet is dat niet altijd gemakkelijk.

De situatie is zoals het is en je hebt geen andere optie dan eraan te wennen. En natuurlijk wen je er aan. De benodigde discipline om deze situatie te veranderen is niet voor altijd en wordt spoedig gevolgd door routine.

Gebruik de bovenstaande richtlijnen en bouw een efficiënte en belonende routine. Het zal je werkleven thuis veel gemakkelijker maken. Klik hier om te leren hoe je de “Personal Efficiency Program” kan volgen op afstand!

Eric Magnusson, Managing Director PEP-Worldwide Europe